KI im Projektmanagement: Warum der Mensch die letzte Entscheidung trifft und echte Führung wichtiger ist denn je.

Montagmorgen, Projektmeeting. Die Dashboards sind voller Daten: Risiken, Wahrscheinlichkeiten, Prognosen. Alles analysiert, alles berechnet.

·  40 % Wahrscheinlichkeit für eine Budgetüberschreitung

·  30 % für einen Zeitverzug

·  20 % Risiko einer Eskalation mit dem Kunden

Doch dann tritt Stille ein. Was tun wir jetzt?

Alle Augen richten sich auf die Projektleitung. Die KI hat Fakten geliefert – aber keine Richtung vorgegeben. Denn eine Wahl zu treffen ist etwas anderes, als eine Entscheidung zu fällen.

Reinhard Sprenger bringt es auf den Punkt:

➡️ „Führung ist die Entscheidung des Unentscheidbaren.“

Und genau das kann KI nicht leisten.

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KI trifft eine Wahl aber der Mensch trifft Entscheidungen

Es gibt einen fundamentalen Unterschied zwischen eine Wahl treffen und eine Entscheidung fällen.

Eine Wahl folgt einer logischen Abwägung. KI liefert Daten, zeigt Risiken und Wahrscheinlichkeiten auf. Alles scheint messbar, vorhersehbar, optimierbar. Doch eine Entscheidung bedeutet mehr. Sie verlangt Mut, weil sie mit Unsicherheit umgehen muss und sie nicht negiert, sondern aushält.

🔹 Eine Wahl trifft man mit dem Kopf. Sie ist logisch und rational.

🔹 Eine Entscheidung trifft man mit einer Vision und Vertrauen. Vertrauen in das Team und die eignen Stärken und sie fordert es ein dann auch Verantwortung zu übernehmen und den Willen, Konsequenzen zu tragen.

Nehmen wir ein klassisches Projektszenario:

Ein Lieferant meldet Verzögerungen, der Kunde verlangt eine frühere Lieferung, das Budget ist fast ausgeschöpft.

Die KI berechnet:

• Option A verursacht Mehrkosten.

• Option B führt zu Zeitverzug.

• Option C gefährdet die Qualität.

Doch die entscheidende Frage bleibt unbeantwortet: Welche Risiken sind wir bereit einzugehen, welche Konsequenzen sind wir bereit zu tragen?

Hier enden die Fähigkeiten der KI – und Führung beginnt.

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Mehr Daten – aber keine besseren Entscheidungen?

Viele Unternehmen vertrauen auf eine hochentwickelte Software in unterschieldichen Bereichen wie eben auch im Projektmanagement. Doch in der Praxis zeigt sich immer wieder:

❌ Berichte werden erstellt, aber nicht genutzt.

❌ Daten zeigen Probleme, aber niemand zieht Konsequenzen.

❌ Projekte werden überwacht, aber nicht aktiv gesteuert.

Warum? Weil Daten allein keine Entscheidungen treffen – Menschen tun es.

KI kann Risiken aufzeigen, aber nicht das Risiko selbst übernehmen.

KI kann simulieren, was wahrscheinlich ist und unterstüzen – doch nur Führung kann entscheiden, für welche Richtung man sich an einer Weggabelung entscheidet weiterzugehen.

Erfolg entsteht nicht durch das Sammeln von Daten, sondern durch die ganzheitliche Interpretation dieser und den Konsequenzen und Entscheidungen, die daraus gezogen werden.

Erfolgreiches Projektmanagement braucht mehr als Zahlen – es braucht den Blick auf das Große Ganze.

Ich erinnere mich an ein Unternehmen, das eine moderne und interaktive sofwaregestützte Projektmanagement-Software eingeführt hat. Die Erwartungen waren hoch: bessere Steuerung, bessere Zusammenarbeit, mehr Effizienz, weniger Fehler.

Die Realität?

➡️ Das System lieferte Daten – doch es wurde nur zur Dokumentation genutzt.

➡️ Fehlersuche funktionierte – aber niemand gestaltete die Zukunft.

➡️ Das Team wartete auf perfekte Informationen – und traf keine mutigen Entscheidungen.

Die eigentliche Hürde war nicht die Technologie – sondern das fehlende Bewusstsein für Führung in Unsicherheit.

Denn KI ersetzt keine Führung. Sie erfordert sie. Gute Führungskräfte nutzen KI nicht als Entscheidungsersatz, sondern als strategisches Werkzeug. Sie lassen sich von Daten informieren, aber nicht die Entscheidung abnehmen.

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Wie in Unternehmen KI sinnvoll nutzen – und dabei auch die Führungskultur stärken?

Von Zahlen zu Taten - Daten allein ändern nichts – nur ihre Umsetzung macht einen Unterschied.

KI als Radar, nicht als Autopilot - Software zeigt Gefahren an, aber das Steuer bleibt in Menschenhand.

Psychologische Sicherheit schaffen - Wer sich nicht traut, eine Entscheidung zu hinterfragen, überlässt sie der KI.

Mut zur Ungewissheit entwickeln - Perfekte und eindeutige Informationen gibt es immer seltener – Führung heißt, dennoch zu handeln.

Genau hier setze ich mit meiner Beratung an: Ich unterstütze Sie mit gezielten Workshops und individuellerTransformationsbegleitung dabei, KI, Prozess- und Projektmanagment zusammen mit Führung optimal zu verzahnen, damit Daten nicht nur analysiert, sondern in echte Erfolge verwandelt werden können.

Fazit: KI verändert viele Prozesse und Abläufe im Unternehmen, wie auch das Projektmanagement – aber Führung bleibt unersetzlich

KI ist ein leistungsfähiges Werkzeug. Sie analysiert, prognostiziert, simuliert. Doch sie kann nicht entscheiden.

Führung bedeutet für mich dabei im besonderen, aus vielen Möglichkeiten die richtige Entscheidung zu treffen – auch wenn der Ausgang Ungewissheiten mit sich bringt. Erfolgreiche Unternehmen setzen KI als intelligentes Werkzeug ein, wie zum Beispiel im Projektmanagement – aber sie überlassen ihr nicht die Führung.

Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Ihr Unternehmen KI sinnvoll nutzen kann – und als Nebeneffekt damit auch Ihre Führungskultur gestärkt werden kann.

(Quelle Titelbild: Work illustrations by Storyset)

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Kontaktieren Sie mich gerne für ein unverbindliches Erstgespräch!

Ing. René Vormündl, MBA